第17章 狼性沟通管理：构架和谐发展的心桥(3)

领导沟通非一时之功，必须坚持不懈。领导者沟通的目的是与听者建立个人之间的信任感。信任感一旦建立，未来的一切皆有可能。员工将乐于服从你，为公司建功立业。

四、高效会议

高效会议是沟通管理的重要环节，据资料表明：在英国，每天有 4，000，000 小时被用在开会上；而美国每天约举行 11，000，000 次会议。在工作中，会议变得越来越多，有句话清楚地表明许多经理对会议的态度：“通常说，会议越少越好。这不只是说会议的数量，还包括与会者的数量。”

当然，许多会议可能浪费大量时间，而它们举行的原因看起来又几乎与正在进行的商务活动毫无干系，据估计，英国经理工作的时间有 32％是在与别人的单独会谈上，34％是在与一群人的会谈上。而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了 59％的工作时间。

但会议这种方式群体沟通，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。它可以相互作用，产生刺激、同意和支持等强有力的沟通因素。高效会议就是高效管理。

组织高效会议有几个要点：

1、弄清开会的确切目的

举行会议的原因或目的从性质上分类，这些目的可以概括为：

（1）组织需要以及与管理、控制、协作等问题相关的目的；

（2）解答与会者个人的要求以及与个人、社会、心理等需要相关的目的。

（3）界定整个群体

（4）对这一界定加以修正，使之现代化

（5）帮助个人理解群体的共同目标

（6）作为象征地位的活动舞台等等。

具体活动有：

（1） 做出决定

（2） 提供、接收信息情报

（3） 谈判

（4） 解决争端和冲突

（5） 制订计划

（6） 产生新思想、新观念

（7） 检讨以往的活动、进展

（8） 协调活动

（9） 控制活动

（10） 分配任务等

弄清开会的确切目的，可以帮助您决定是否真的需要开一个会议，而且还可以让您的团队知道这次会议能给他们带来什么。所以，无论您什么时候开会，请务必突出会议的目的。通常，我们在会议室里开市场营销会议时，会议的组织者常会提前告诉我们开会需要取得何种效果，能够解决什么问题。

2、界定会议的规模

会议在规模上可能有很大差异，而规模大小对参加会议的角色及活动都有很大的影响。例如，大型集会参加者有几百人甚至上千人，只能通过安排听众听一个或几个人发表演说的方式来进行。

管理学上一般把参加会议的角色分类：

主席：被人认为“冷静、自信、自制”，这一角色阐明群体目标和安排日程。

公司职员工作努力的实际组织者，他将其他群体成员的思想观点变成管理的任务。

形象塑造者：“支出和推动力”，这一角色是任务领导者，集合群体内的各种思想，塑造群体的形象。

车间“个人主义的、异端的”人物：这一角色是群体思想的创造者，但与实践相脱节。

资源调查者：常被描述成群体的修理工，这一角色具有高超的交际沟通技巧和较强的社会认可性。

告诫估价者：群体的分析家，这一角色倾向于“严肃、不动感情、深谋远虑”。

群体工作者：“温和、敏感，这一角色善于倾听，交际沟通能力强，经常能解决矛盾冲突。

修缮者：不得不检查每个细节以求尽善尽美者。

3、发放会议举办通知

会议通知原则上要以文字形式进行。发通知时，要把请对方答复是否出席的明信片一并发出。在会议通知书上，要写明以下事项：会议名称；会议召开以及结束的预定时间；会议目标；会议议题；会议场所（附导向图）；对方答复是否出席的期限；主办者及联络地址、电话；会议有无停车场和其他事项（如有无会议资料、有无就餐安排等）。会议通知要及时发出。

4、准时开会

请于会议预定开始的时间宣布开会。千万不要等候那些迟到者，除非您有非常重要的消息要向他们宣布。不要为了那些开会拖拉者而再次重复会议的内容。这只会让他们觉得他们的不礼貌行为是有理的。另外一个值得会议组织者注意的是，喝咖啡饮料和吃点心的休息时间往往是阻碍会议准时开始的一个重要因素。如果出席会议的成员一定要带一些吃的、喝的东西来开会，那么，您应提醒他们在会议开始前就把小吃和饮料带来，而不是在会议开始时才去拿。让一切事情按部就班的最好方法就是在开会当中，由会议组织者出款招待与会者，这样大家就不会离座位去吃东西，影响会议的连续性和效果。

5、制订周到的会议议程

美国通用汽车公司前总裁托马斯·墨菲是一位成功的公司领导人，他说：“会议的议程必须事先准备妥当。这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向讨论议题有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料。”确实，会议议程有着重要的作用。你会发现，花些时间准备一份议程，会有利于达到会议目的、提高会议效率，使每一个与会者聚精会神。“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”。

制订一份周到的会议议程，并且遵循它。这将让您很快地达到会议的目的，而且将助您获得预期的效果。开会当中，您可以不时抽出一些时间来检查议程上的每一项，努力在事先规定的时间内把会议讨论推向高潮，并及时结束会议。如果您觉得还有一些问题不得不需要延长讨论时，那么请设定一个讨论的时间限制，尽量使讨论的内容紧扣中心议题。

有时，与会者自己有个人的工作日程表，那么您最好在合适的时间，逐一问一问他们，这样，您可以更加合理地安排您的开会时间。如果会议进行当中出现一个新的问题，请立即把它加入“有待解决的事情”列表中，等会议结束后再选一个合适的时间和地点，请与会有关成员对它进行讨论。

议题的先后排列顺序：

需创意与动脑的议题排在前面

重要性高的议题排在前面

争议性少的议题排在前面，需费时讨论的排在后面

可以保留几个高兴趣度的议题于后面，做为压轴

6、提前发放材料

务必保证所有的文件或材料在会议开始前提前送到与会者手里。他们可以有足够的时间思考和消化这些材料。千万不要人为地生造一个类似图书馆的氛围环境（欧美人士称之为“图书馆效果”），因为在这种氛围下，每个人都象第一次到图书馆借书的读者一样，不知道会议的主题，他们在会上第一次拿到开会的材料，然后才开始阅读，结果，浪费了许多宝贵的开会时间。

7、准时结束会议

如果您需要延长会议，请另外安排当天或当周的其他时间，与会者则无须重新安排他们正进行的计划。如果您以这种方式去做，您下次开会时，既不会忘了日程也不会迟到。

8、避免马拉松会议

会议时间应尽量压缩，不要开几十个小时的冗长会议，浪费时间，也影响工作效率。压缩会议时间有几个小方法：会议室内放个时钟，可以帮助主席控制时间与进行会议。缩短会议的恶作剧包括──将椅子从会议室中搬走、将温度降低到20摄氏度，以及不要让空气处于停滞状态。你也会发现，站立开会所花的时间大约只有坐着开会的一半。

日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。

每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2保来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。

如何节约时间，以最大限度地提高企业工作效率并节约成本是摆在各企业管理者面前的一个不容忽视的问题。

9、达成决议

会议务必达成决议，决议之事指派专人负责，提出行动计划等。

10、完整记录

会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。如果能在会议结束之前，将议定的会议纪录立即影印分发给与会的每一个人，可以当场确认讨论的内容。会议纪录应包括将进行的活动事项、各事项的负责人、预计完成的时间等，以便事后容易追踪。

最后开会的时间也要注意，因为它也是关系员工积极性的重要因素。

上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

狼的链接

狼的交配很有节制，不会随时随地乱交配。据动物生态学者对营养条件良好的、围养狼群的观察，在一个典型的狼群中，总有一头优势的首领雄狼和它的优势配偶雌狼，其余便是一批随从的雄狼和雌狼。狼在这种“一夫一妻”的组织中，优势雄狼和优势雌狼年年都要交配，而群体中的其它成员即使性成熟了，也不得进行交配。优势雌狼会阻止优势雄狼与别的雌狼交配，并且优势雌狼几乎也能很成功地阻止亚优势级雌狼与其它雄狼交配。同时优势雄狼如果对某头随从的雌狼发生兴趣，并试图与它交配时，随从的雌狼也决不会同意，它会夹起尾巴，抖索着避开优势雄狼的进逼。至于随从的雄狼，除非强壮到能够斗败优势雄狼，取而代之，才能获得交配的权利。交配与繁殖后代在优势雌雄狼两个最强的个体之间进行，这或许是狼群的“优生优育”吧。

狼群的生育节制行为，对于整个狼群的生存是非常有利的。如果狼群毫无节制地交配繁殖，“狼口”激增，它们将找不到足够的捕食对象，到头来挨饿死亡的是它们自己。

但遇到特殊情况，比如狼受到强烈捕杀，大片栖息地被开拓，这时狼的等级社群性就受到了抑制或破坏，首先是结群性被打破。这样，独身的雌雄狼便会有充分的自主权，几乎每一只狼均会找到配偶，繁殖率大大增加，每一雌狼每年均可产下一窝幼仔，这对保持和恢复狼的种群数量是十分必要的。

喜欢《狼性管理法则》吗？喜欢罗宇吗？喜欢就用力顶一下吧！